Chega julho e o escritório esvazia-se em câmara lenta. Primeiro vai uma colega quinze dias, depois o responsável de projeto três semanas, e de repente estás a responder a clientes sobre assuntos que normalmente passariam por outra pessoa. Não é o mês de fazer pouco — é o mês em que menos gente faz a mesma quantidade de trabalho. Quem organiza isto bem chega a setembro inteiro; quem improvisa chega a arrastar-se.
O mapa de ausências vale mais do que o calendário
A primeira coisa a fazer não é distribuir tarefas, é perceber quem está cá e quando. Numa equipa de oito pessoas, ter três de férias na mesma semana não é o mesmo que três espalhadas pelo mês. Vale a pena montar uma tabela simples — pode ser numa folha partilhada — com cada semana de julho e agosto e quem está disponível. Quando isso fica visível, descobrem-se logo as semanas críticas: aquelas em que coincidem duas ou três ausências e em que não dá para marcar nada que exija a equipa toda.
Em Portugal há ainda um detalhe que costuma apanhar as pessoas desprevenidas: a primeira quinzena de agosto, quando boa parte do país encerra de facto, mesmo sem feriado oficial. Marcar uma entrega importante para 12 de agosto é pedir para ninguém estar do outro lado do telefone.
Decidir o que pode esperar — e dizê-lo
O erro mais comum em julho é fingir que se mantém tudo a funcionar como em maio. Não se mantém, e o cliente percebe. É mais honesto, e mais eficaz, separar o trabalho em três montes: o que tem mesmo de sair este mês, o que pode esperar por setembro sem prejuízo, e o que só estava na lista por inércia. O segundo monte é o que liberta o mês. Avisar um cliente em junho de que determinada fase só avança em setembro é profissionalismo; deixá-lo descobrir em agosto que ninguém lhe responde é outra coisa.
A passagem de pasta que ninguém faz
Quando alguém sai de férias, costuma deixar um e-mail de fora do escritório e pouco mais. Não chega. Antes de sair, cada pessoa devia deixar por escrito três coisas: o que está a meio e em que ponto está, quem decide o que na sua ausência, e o que NÃO se deve tocar até voltar. São dez minutos que evitam que um colega tome uma decisão errada sobre um processo que não conhece. Quem recebe a pasta também ganha em fazer uma pergunta a mais antes de a pessoa desaparecer, em vez de ficar a adivinhar a meio de agosto.
Reuniões: menos, mais curtas, assíncronas quando der
Com metade da equipa fora, a reunião semanal de uma hora deixa de fazer sentido. Metade dos pontos não tem quórum para ser decidida e a outra metade resolve-se num parágrafo escrito. Vale a pena, durante julho e agosto, trocar parte das reuniões por uma atualização escrita curta — cada pessoa põe em três linhas onde está — e guardar o tempo de chamada apenas para o que precisa mesmo de conversa. Quem volta de férias lê o histórico em cinco minutos em vez de pedir que lhe contem tudo de novo.
O verão também é para arrumar o que anda atravessado
Com menos pressão de reuniões e menos pedidos a chegar, julho é a altura certa para aquelas tarefas que durante o ano nunca têm vez. Limpar uma pasta partilhada que virou um caos, documentar um processo que só uma pessoa sabe fazer, rever modelos de proposta que ainda têm a data do ano passado. Não é trabalho heroico, mas é o tipo de coisa que em setembro, com tudo a recomeçar ao mesmo tempo, deixa de caber na agenda.
Cuidado com o herói de verão
Há sempre alguém que decide segurar tudo sozinho enquanto os outros descansam — e que chega ao fim de agosto esgotado e ressentido. Isso não é dedicação, é má distribuição. Se uma só pessoa está a aguentar o peso de três que estão fora, o problema não é dela, é de como o mês foi planeado. Repartir a carga, mesmo que isso signifique adiar coisas, sai sempre mais barato do que queimar quem ficou.
No fim, trabalhar bem em julho não é fazer mais com menos gente. É escolher com clareza o que fica para setembro e proteger quem está cá para não ser essa pessoa a pagar a conta das férias dos outros.