Escrevemos dezenas de emails por dia e quase nunca pensamos em como soam. No entanto, um correio confuso gera trocas intermináveis, e um correio brusco azeda relações. Escrever bem é uma das competências mais subvalorizadas do escritório.
Vá direto ao assunto
Quem lê quer perceber depressa o que precisa de fazer. Comece pelo essencial: o pedido, a decisão ou a informação principal. O contexto pode vir depois, em frases curtas. Um assunto descritivo na linha de cabeçalho poupa tempo a toda a gente.
O tom certo
Sem o rosto e a voz, as palavras carregam todo o sentido. Uma frase seca pode soar agressiva sem intenção. Um por favor, um obrigado e uma abertura cordial suavizam o texto sem o tornar arrastado.
Hábitos que fazem diferença
- Use parágrafos curtos e listas para pedidos com vários pontos.
- Indique prazos de forma explícita, sem deixar margem para dúvidas.
- Releia antes de enviar e corrija erros que distraem.
- Responda às perguntas que lhe fizeram, todas elas.
Antes de carregar em enviar, pergunte-se se a mensagem responde a quem, o quê e quando. Se sim, evitou pelo menos duas trocas adicionais.
Quando o email não chega
Há conversas que não cabem em texto. Temas sensíveis, mal-entendidos ou assuntos complexos resolvem-se melhor numa chamada rápida. Saber quando trocar o email por uma conversa também faz parte de comunicar bem.
Emails claros e cordiais constroem uma reputação silenciosa de pessoa fácil de trabalhar, e essa reputação abre mais portas do que se imagina.